É imprescindível que se garanta uma boa comunicação dentro e fora da empresa, tanto para a consecução dos trabalhos internos como também para conquista de sua credibilidade no mercado externo. Atualmente, a maior parte da transmissão de informações de uma organização, até pela facilidade e rapidez, chega por e-mail. Porém, a ferramenta acabou se tornando um instrumento anticomunicacional.

É impressionante verificar que as pessoas já nem se levantam mais de suas cadeiras para conversar com seus colegas. Eles usam o e-mail, os “messengers” etc., substituindo o tradicional bate-papo de pé de ouvido.

Uma conversa é muito diferente de uma mensagem escrita, dado a oportunidade de, ao dialogarmos frente a frente, gesticularmos, apontarmos e, às vezes, interpretarmos uma mensagem, conseguindo passá-la com mais êxito para os nossos interlocutores. A mensagem escrita não, já que ela exige uma expressão sem erros gramaticais, ortográficos e vícios de linguagem.

O uso inadequado de abreviações, troca de letras, erro nas regras de escrita, como o uso de ç, s, x, ss, que podem causar grandes confusões ao leitor, acentos que diferenciariam palavras, e assim por diante, denigrem o bom nome de sua empresa. Assim, é necessário que haja troca da conversa falada e escrita, facilitando o processo interno de comunicação, evitando erros e mal entendidos.

Quando houver necessidade da comunicação escrita, leve sempre em consideração, principalmente, o público que lerá sua correspondência ou comunicado, pois a linguagem terá de ser, além de correta, adequada às pessoas para as quais estamos escrevendo.

Detectar a compreensão do público é algo importantíssimo, pois conseguir comprovar se o nosso leitor entenderá o que nós escrevemos é fundamental para o bom andamento do trabalho de um bom administrador e da boa imagem da sua empresa. Saber ler é imprescindível, mas saber escrever também é uma habilidade muito importante de um bom administrador.

Texto de Dalton Viesti - coordenador de graduação da
Trevisan Escola de Negócios e consultor de empresas.